Die To-Do-Liste.
Ein stark umstrittenes Tool in der Welt der Produktivität und des Zeitmanagements.
Die einen lieben sie und können ohne sie nicht leben. Die anderen finden sie einfach nur unnötig.
Doch gerade für uns kreative Chaoten, die den Kopf ständig voll mit Ideen haben, kann so eine Liste extrem hilfreich sein.
Ich bin absoluter Fan von To-Do-Listen und nutze sie jeden Tag. Sie zeigt mir was ich am jeweiligen Tag noch erledigen möchte und ausserdem, macht es einfach unglaublich viel Spass eine Aufgabe abzuhaken.
Doch To-Do-Listen funktionieren nur dann, wenn du sie auch richtig einsetzt.
Du denkst dir jetzt vielleicht: „Bei einer To-Do-Liste kann man doch nichts falsch machen?!“
Oh doch! und zwar so Einiges:
Warum deine To-Do-Liste nicht funktioniert
Du schreibst zu grosse Aufgaben auf
Grosse Aufgaben überfordern uns. Wir wissen nicht wo wir anfangen sollen und lassen es deswegen dann oft einfach bleiben. Schreibe keine Aufgaben auf deine To-Do-Liste, die du nicht auch wirklich an einem Tag erledigen kannst. Du willst sie ja schliesslich auch abhaken können. Breche also deine grossen Ziele auf kleine, machbare Arbeitsschritte herunter.
Du schreibst zu viele Aufgaben auf
Halte deine To-Do-Liste realistisch und nimm dir nicht zu viel vor. Wenn es gar nicht möglich ist, alles zu erledigen kann das nur in Frust und Unzufriedenheit enden. Setz dir eine grosse Hauptaufgabe und zwei kleinere, ebenfalls wichtige Aufgaben. Dann kannst du noch eine „Nice to Have“ Sache aufschreiben. Aber Sieben super wichtige und aufwändige Tasks an einem Tag zu erledigen ist einfach nicht realistisch.
Du formulierst deine To-Do’s zu ungenau
Du musst deine Aufgabe ganz klar formulieren, damit du genau weisst, was du zu tun hast. Also „20 Minuten an X für Projekt X arbeiten“ und nicht „Projekt X“. So kannst du direkt mit der Aufgabe starten und musst nicht erst noch überlegen, was du denn jetzt genau für das Projekt tun könntest.
Du setzt keine Prioritäten
Wenn deine To-Do-Liste die Aufgaben nicht priorisiert, dann passiert es schnell, dass du dich mit unnötigen und kleinen Aufgaben beschäftigst. Du hast zwar viele Punkte deiner Liste abgehakt, aber trotzdem nichts wirklich Wichtiges erledigt.
Du setzt dir keine Deadlines
Wenn deine Tasks keine Deadline haben, kannst du sie einfach jeden Tag auf den nächsten schieben. Die Aufgabe bleibt wochenlang auf deiner To-Do-Liste und wird nie erledigt. Gib der Aufgabe eine definitive Frist. Wenn es überhaupt keine Rolle spielt wann du sie erledigst, dann streich sie am besten gleich ganz von der Liste. So wichtig kann sie dann ja wohl nicht sein.
Du schreibst Kleinigkeiten auf
Wenn deine Liste voll mit unwichtigen Kleinigkeiten ist, wirst du dich am Ende des Tages auch nicht wirklich gut fühlen. Frage dich immer wieder: Bin ich gerade wirklich produktiv oder einfach nur beschäftigt? Denn oft erledigen wir den ganzen Tag irgendwelche Dinge und haben das Gefühl produktiv zu sein. Aber so wirklich wichtige Dinge erledigen wir trotzdem nicht. Dann könntest du auch gerade so gut einen entspannten Tag geniessen.
Perfektionismus
Wie so oft ist auch heir der Perfektionismus dein grösster Feind. Deine To-Do-Liste muss keine wunderschöne Seite in deinem Bullet Journal sein. Eine solche Liste soll praktisch sein und muss keinen Schönheitspreis gewinnen. Mach sie einfach irgendwie. So wie es für dich am einfachsten und praktischsten ist. Die Liste muss Niemand ausser dir jemals zu Gesicht bekommen.
Liste ignorieren
Eine Liste ist nur dann sinnvoll, wenn du sie über den Tag auch zwischendurch mal wieder anschaust. Ansonsten gehen deine Tasks trotzdem verloren und werden vergessen.
Chaotische Liste
Du hast Fünf verschiedene Listen auf Post-It’s an den unterschiedlichsten Orten? Du findest nie die Liste, die du eigentlich gerade brauchst? Du musst dir deine To-Do-Listen immer mehrfach schreiben?
Kein Wunder helfen dir diese Liste nicht wirklich weiter.
If you fail to plan, you are planning to fail.
benjamin franklin
Du siehst, wenn man es falsch angeht, kann so eine To-Do-Liste sogar kontraproduktiv sein. Doch wenn du einige Dinge berücksichtigst, kann dir die To-Do-Liste dein Leben um einiges erleichtern.
Hier nun meine Tipps wie du es richtig machst:
Tipps für eine zielführende To Do Liste
Führe eine Master-To-Do-Liste
Der absolut grösste Gamechanger für mich: Lege dir eine Master-To-Do-List an! Ich habe diesen Tipp bei muchelleb in einem Video gesehen und war sofort begeistert.
Wenn du auch jemand bist, der seine Gedanken aufschreiben muss um einen klaren Kopf zu bewahren, dann ist dieser Tipp für dich goldwert. Ich habe jahrelang einfach alles was mir eingefallen ist auf meine To-Do-Liste geschrieben. „Auf dem Papier ist aus dem Kopf“ habe ich mir gedacht. Doch die tägliche To-Do-Liste ist definitiv der falsche Ort dafür. Tasks wie „Fotobücher vom Urlaub erstellen“ sind Dinge die ich irgendwann gerne mal machen würde. Aber keine wichtigen To-Do’s für heute. Solche Aufgaben und Gedanken kommen nun auf meine Master-To-Do-Liste.
Ich organisiere diese Liste in Notion, denn dort kann ich den Aufgaben noch Kategorien, Deadlines und Prioritäten zuordnen. So kann ich die Liste auch nach Kategorie filtern wenn ich zum Beispiel an einem Tag für Besorgungen in der Stadt unterwegs bin. Was für eine Entlastung für mein Gehirn! Ich habe sie nach der Vorlage von muchelleb erstellt und finde sie unglaublich praktisch:
Führe eine aktuelle Tages-To-Do-Liste
Diese Liste ist nun die klassische To-Do-Liste für den aktuellen Tag. Hier kommen die Aufgaben rein, die du heute erledigen möchtest. Ich habe meine Liste noch um die Kategorie „diese Woche“ erweitert, einfach weil ich auch diese Aufgaben im Blick behalten möchte. So bin ich auch mit meinen Aufgaben flexibel und kann sie noch verschieben. Vielleicht passt heute doch noch eine andere Aufgabe rein, dann verschiebe ich sie. Oder wenn ich einen Task nicht geschafft habe, kann ich ihn wieder in die Kategorie „diese Woche“ packen, damit er nicht vergessen geht.
Setze dir Prioritäten
Ordne deine Aufgaben nach ihrer Priorität. Die Wichtigste Aufgabe kommt als Erstes, die Anderen absteigend darunter. So kannst du die Liste auch der Reihe nach abarbeiten und kannst sichergehen, die wichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen.
Setze dir Deadlines
Schreibe unbedingt das Enddatum zu deiner Aufgabe dazu. Wenn sie kein festes Datum hat und nicht dringend ist, dann kommt sie auf die Master-To-Do-Liste.
Nicht mehr als 3 grosse To-Do’s pro Tag
Überfordere dich nicht mit einer endlos langen Liste sondern beschränke dich auf Drei grössere Aufgaben pro Tag. Dazu kannst du noch kleinere Aufgaben nehmen, die schnell zu erledigen sind.
Bleib flexibel
Deine Liste muss nicht in Stein gemeisselt sein. Halte deine Liste flexibel und verschiebe Tasks so wie es für dich sinn macht. Eine Freundin möchte spontan zu Besuch kommen? Dann schieb die eine Aufgabe eben doch auf Morgen, wenn die Deadline nicht heute ist. Denn du sollst schliesslich auch nicht nur für deine To-Do-Liste leben.
Überprüfe die Liste regelmässig
Schreibe die To-Do-Liste am besten am Abend vorher, so bist du optimal auf den Tag vorbereitet. Dann schaue deine Liste auch am Morgen direkt an, damit du weisst was dich erwartet. Überprüfe deine Liste am besten nochmals am Mittag oder spätestens vor deinem Feierabend, damit du auch nichts vergisst. So kannst du das „Oh mann, das wollte ich doch gestern noch machen“ vermeiden.
Wähle das richtige Tool für dich
Probiere aus, was für dich am besten funktioniert. Vielleicht ist eine einfache von Hand geschriebene To-Do-Liste die perfekte Variante für dich. Vielleicht liegt dir aber auch ein digitales Tool besser. Das musst du für dich persönlich ausprobieren. Aber warte nicht bis du das perfekte System für dich gefunden hast. Du kannst es immer noch anpassen. Trial and Error. Einfach mal anfangen und dann gegebenenfalls verbessern.
Erledige Kleinigkeiten sofort
Dinge die in weniger als Zwei Minuten erledigt werden können, gehören nicht auf die To-Do-Liste. Erledige diese einfach sofort.
Hake erledigtes sofort ab 🙂
Sobald du einen Task erledigt hast, hake ihn auf deiner To-Do-Liste ab. Du wirst merken, es ist ein tolles Gefühl. Besonders bei grossen und schwierigen Aufgaben fühlt sich das einfach grossartig an 🙂 Ausserdem motiviert es dich dran zu bleiben und gleich die nächste Aufgabe anzugehen.
Zusammenfassung
So eine To-Do-Liste kann ein grossartiges Tool sein um dein Leben unter Kontrolle zu bekommen und deine Ziele langfristig zu erreichen. Dazu musst du nur einige Dinge beachten und ein gutes System für dich finden. Schreibe Dinge die nicht akut sind auf eine grosse Master-To-Do-Liste. Für die aktuelle Liste gilt: Nicht mehr als Fünf Aufgaben pro Tag und diese Aufgaben sollten realistisch sein. Setze dir Prioriäten und Deadlines für deine Tasks. Schaue regelmässig auf deine Liste, passe wenn nötig etwas an und hake Erledigtes sofort ab.
Wenn du nun denkst „Das ist ja alles schön und gut, aber ich habe einfach keine Zeit um alle Aufgaben zu erledigen, die ich gerne machen würde“ dann habe ich hier genau das richtige für dich:
Die 15 besten Zeitmanagement Tipps für kreative Chaoten!
Mit diesen Strategien steht deinen grossen Zielen und Träumen nichts mehr im Weg. Worauf wartest du noch?
Was ist dein wichtigstes To Do für diese Woche?
