Notion ist meiner Meinung nach das Beste Tool für alles was mit Organisation, Planung und Selbstmanagement (oder auch Projektmanagement) zu tun hat. Doch viele haben keine Lust sich in ein neues Tool einzuarbeiten oder sind davon abgeschreckt, dass es auf den ersten Blick kompliziert aussieht.
Lass mich dir diese Sorge nehmen: Notion ist ein richtig intuitives Tool und absolut geeignet für Anfänger. Ich bin mir sicher: Wenn ich das verstehe, dann schaffst du das auch. Ich bin auch kein Technikprofi, nur ein kleiner Organisations-Nerd 😀
Diese Schritt für Schritt Anleitung wird dir den Einstieg in Notion erleichtern. Und wenn du noch Fragen hast, dann schreibe mir einfach auf Instagram 🙂
Notion hat damals, als ich es für mich entdeckt habe, wirklich mein Leben verändert. Und das ist keine Übertreibung. Es fühlte sich für mich wirklich so an, als hätte ich endlich den heiligen Gral gefunden. Das Suchen hatte endlich ein Ende.
Ich bin erstmal 3 Tage komplett in der Notion-Rabbit Hole versunken. Habe mir tausende Tutorials auf Youtube angeschaut und alles direkt auf meinen eigenen Seiten ausprobiert.
Diese Zeit kannst du dir sparen, denn mit meiner Anleitung bist du sofort startklar😀
Was ist Notion
Notion bezeichnet sich selbst als All-in-One Produktivitätstool. Und das beschreibts eigentlich schon relativ gut, denn man kann mit Notion quasi alles machen. Es ist eine Online Software in der du dir durch verschiedene Blöcke eigene Templates aufbauen kannst.
Du kannst dir Notion als wie ein Lego-Baukasten vorstellen, wo man sich aus den verschiedenen Steinen etwas eigenes Aufbauen kann.
Der grösste Vorteil an Notion ist die hohe Flexibilität und Vielseitigkeit, dass man sein komplett persönliches System aufbauen kann.
Build whatever you want, however you want!
Notion.so
Die Bausteine in Notion
Bausteine bzw. Blöcke sind das zentrale Element in Notion: In Notion besteht alles aus Bausteinen. Wenn du in Notion deine Allererste Seite öffnest und anfängst zu tippen, hast du automatisch einen Text-Baustein erstellt. Doch Notion kann noch viel mehr als das!
Also jedes Element auf einer Notion Seite ist ein Baustein, egal ob Text, Bild oder eine Tabelle.
Das schöne daran: Die Bausteine können auch im Nachhinein verändert werden und der Inhalt passt sich an. Auch die Reihenfolge und Position lässt sich natürlich jederzeit anpassen. Du hast dadurch wirklich maximale Flexibilität.
Hier eine grobe Übersicht über die Bausteine:
Hier kannst du dir diese Beispielseite duplizieren um direkt damit loszulegen und auszuprobieren.
Text: Selbsterklärend 🙂
Page: Eine alleinstehende Seite in Notion (kannst du dir vorstellen wie ein Word Dokument)
To Do List: Eine Checkliste zum abhaken
Heading 1-3: Überschriften
Table: Eine einfache Tabelle
Bulleted List: Eine Liste mit Stichpunkten
Numbered List: Eine Nummerierte Liste
Toggle Liste: Eine Liste, in der du Inhalte “verstecken” kannst. Durch das klicken auf das Dreieck öffnet sich der Toggle und der versteckte Inhalt wird sichtbar. Das kann sehr hilfreich sein für die Übersicht in einem langen Dokument.
Divider: Eine einfache Trennlinie
Callout: Einen Textteil visuell hervorheben
Ausserdem kannst du andere Seiten Verlinken oder erwähnen
Das kann sehr helfen um schnell von einer zur anderen Seite zu springen und passende Inhalte wiederzufinden.
Die Datenbanken
Das Prinzip einer Datenbank beruht darauf dass mehrere Daten-Listen (oder Tabellen) über einen Schlüssel miteinander verbunden werden. Einfach gesagt sind Datenbanken Sammlungen von Seiten. Jedes Element in einer Datenbank ist eine eigene Seite, die sich bearbeiten lässt und die weitere Unterseiten enthalten kann. Jeder Seite in einer Datenbank kannst du bestimmte Eigenschaften zuschreiben, was dazu dient die Elemente zu kontextualisieren.
Für die Datenbank haben wir in Notion verschiedene Ansichten zur Auswahl:
- Tabelle
- Kanban Board
- Timeline
- Kalender
- Liste
- Galerie
Somit kannst du dir immer die Ansicht aussuchen, bei der du den besten Überblick hast. Für eine Rezeptesammlung finde ich zum Beispiel eine Galerie mit Bildern praktisch, für die Monatsplanung natürlich eher den Kalender.
Das schöne ist: Du kannst für eine Datenbank auch mehrere Ansichten auswählen und zwischen ihnen hin und her wechseln. So kannst du dir deine Daten für jede Situation in der passenden Form anzeigen lassen.
Properties
Über die Properties kannst du Anzeigen welche Dinge du der Ansicht angezeigt haben möchtest und welche nicht.
Filter und Sortierung
Für eine Übersichtliche Datenbank sind Filter und Sortierungen ganz wichtig. Beim Filter kannst du bestimmte Regeln einstellen um zu kontrollieren welche Elemente angezeigt werden.
Beispiel: In meiner Master To Do List wende ich die Regel „Datum ist heute“ an, um eine To Do Liste für den heutigen Tag anzuzeigen.
Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge der dargestellten Elemente. In diesem Fall wird die Liste nach dem Kontext sortiert.
Schritt für Schritt Anleitung
Schritt 1: Erstelle einen Account
Um einen neuen Notion-Account zu erstellen, rufst du die Homepage von Notion auf und klickst oben rechts im Menü auf den Menüpunkt „Sign up“.
Du kannst dich entweder mit deinem Google / Apple Konto anmelden oder dich mit deiner Emailadresse registieren.
Schritt 2: App installieren
Der zweite Schritt ist optional denn du kannst Notion auch ganz einfach im Browser nutzen. Das mache ich am Computer tatsächlich auch immer, obwohl es eine Desktop App gäbe.
Auf dem Smartphone finde ich aber die App sehr praktisch, vorallem auch weil ich dann praktische Widgets für meinen Homescreen erstellen kann.
Schritt 3: Einstellungen
Dort macht es Sinn zum Beispiel die Einstellungen für den Kalender anzupassen, sowie deine Sprache und Region auszuwählen.
Ausserdem kannst du das visuelle Erscheinungsbild von Notion verändern: Es gibt wie beim iPhone eine helle und eine dunkle Ansicht.
Um die restlichen Einstellungen musst du dich aktuell nicht unbedingt kümmern, wir bleiben mal bei den Grundlagen.
Schritt 4: Texte Formatieren
Wir fangen ganz basic an und erstellen etwas Text.
Gehe dafür auf deine “Getting Started” Seite und beginne zu schreiben, in dem du einfach irgendwo hin klickst und etwas tippst.
Um deinen Text zu formatieren musst du die entsprechende Textstelle anwählen, dann erscheint automatisch die dazugehörige Menüleiste.
Im Reiter “Text” kannst du die Art von deinem Text einstellen: Ist es normaler Text, eine Überschrift oder soll sogar eine neue Seite daraus erstellt werden?
Im Reiter Link kannst du den markierten Text mit einem Link hinterlegen.
Wenn du auf den Reiter “A” klickst öffnet sich ein Menü bei dem du die Textfarbe und Hintergrundfarbe anpassen kannst.
Ausserdem kannst du (wie bei Word) Textteile fett oder kursiv machen oder unterstreichen.
Das sind erstmal die wichtigsten Funktionen zur Formatierung.
Schritt 5: Erstelle eine neue Seite + verlinke sie
Eine Seite ist einer der Bausteine in Notion. Sie funktioniert wie ein Dokument, dass du dadurch erstellst. Du kannst in jeder Stelle deiner aktuellen Seite hinklicken und dann über das Plus an der linken Seite auf “Page” klicken. Sofort öffnet sich eine neue Seite. Du wirst danach sehen dass an der Stelle wo du hingeklickt hast auf Seite Nr. 1 die Verlinkung von Seite Nr. 2 zu sehen sein wird. Die zweite Seite ist also sozusagen verschachtelt in der 1. Seite. So kannst du theoretisch endlos viele Seiten ineinander verschachteln.
Schritt 6: Erstelle verschiedene Arten von Bausteinen
Um einen neuen Baustein zu erstellen klicke auf das + das an der Seite erscheint, wenn du irgendwo hin klickst. Dann werden dir die verschiednen Möglichkeiten angezeigt. Dort kannst du dann ganz einfach den Baustein deiner Wahl anklicken.
Um danach einen Baustein in einen anderen Baustein umzuwandeln klicke auf die 6 Punkte neben deinem Baustein und klicke auf “turn into”. Dort kannst du deinen Baustein in jeden beliebigen anderen Baustein transformieren.
Fazit
Fang einfach an. Mach dir nicht zu viele Gedanken und probiere erst mal mit den Grundfunktionen herum. Folge meiner 6-Schritte Anleitung um einen Einblick in Notion zu bekommen. Und dann probiere aus. Du kannst jederzeit Dinge löschen, neu erstellen oder anpassen. Nichts ist hier in Stein gemeisselt. Habe Spass dabei und sei geduldig. Ein solches System aufzubauen was für dich funktioniert braucht Zeit. Viel Spass dabei!